Vanaf 12 augustus 2026 heeft elk verpakkingsitem dat op de EU-markt wordt gebracht een Conformiteitsverklaring nodig. Niet "zou moeten." Heeft. Het formaat is gespecificeerd in PPWR Bijlage VIII, de verplichting valt op de producent, en het document moet ten minste vijf jaar na het op de markt brengen op verzoek beschikbaar zijn voor elke marktautoriteit van een lidstaat.
Dit is de checklist voor producenten om het goed te doen.
Wat een conformiteitsverklaring is
Een Conformiteitsverklaring, of DoC (Declaration of Conformity), is de ondertekende juridische verklaring van de producent dat een specifiek verpakkingstype voldoet aan alle toepasselijke PPWR-artikelen. Het is het documentequivalent van "Ik verklaar, onder mijn verantwoordelijkheid, dat dit ding legaal is."
De DoC is geen marketingdocument. Het is geen certificaat van een derde partij. Het is de eigen ondertekende verklaring van de producent, met hun naam, hun adres, hun handtekening, hun aansprakelijkheid als de verklaring vals blijkt.
Wat in een DoC moet staan (Bijlage VIII-vereisten)
PPWR Bijlage VIII specificeert de minimuminhoud. Uw DoC moet bevatten:
- Unieke identifier van de verpakking. Itemnummer, naam, versie. De DoC bindt aan een specifiek verpakkingsontwerp op een specifiek moment in de tijd.
- Identiteit en contact van de producent. Juridische naam, geregistreerd adres, contact-e-mail of telefoon. De producent is de juridische entiteit die de verpakking op de markt brengt, niet noodzakelijk degene die het fabriceert.
- Beschrijving van de verpakking. Type, materialen, componenten. Voldoende detail dat de verpakking ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd.
- Lijst van PPWR-bepalingen waaraan de verpakking voldoet. Artikel 6 (recyclebaarheidsgrade), Artikel 7 (gerecycleerde content waar van toepassing), Artikel 9 (minimalisering), en andere relevante artikelen.
- Verwijzingen naar toegepaste normen of specificaties. EN 13430:2004 voor recyclebaarheid, ISO-normen voor meting van gerecycleerde content, enz.
- Identiteit van de persoon bevoegd om te tekenen. Naam, functie, plaats en datum van handtekening. De handtekening zelf moet een juridische handtekening zijn in het rechtsgebied van de producent.
- Verklaring van aansprakelijkheid. De ondertekende verklaring dat de verklaring wordt afgelegd onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de producent.
Het bewijs achter de verklaring
De DoC is het zichtbare artefact. Het technische dossier erachter is wat ertoe doet als de toezichthouder controleert. Artikel 26 vereist dat producenten voor elk verpakkingstype een technisch documentatiedossier bijhouden met:
- De DoC zelf
- Een beschrijving van de verpakking inclusief tekeningen, materialen en gewichten
- Risicoanalyse die toont welke essentiële vereisten van toepassing zijn
- Lijst van toegepaste normen
- Testrapporten die conformiteit aantonen
- Leverancierscertificaten voor inputmaterialen
- Conformiteitsbeoordelingsresultaten
Dit dossier moet minimaal vijf jaar na het op de markt brengen van de laatste eenheid van het verpakkingstype worden bewaard. Als uw verpakkingsontwerp-levenscyclus 4 jaar is, loopt uw bewaarverplichting negen jaar.
Veelgemaakte DoC-fouten
De DoC behandelen als een eenmalige PDF
De DoC bindt aan een specifiek verpakkingsontwerp. Wanneer het ontwerp verandert — nieuwe leverancier, gewichtsreductie, kleurwissel, alles wat compliance-status beïnvloedt — is een nieuwe DoC vereist. Producenten die de DoC als eenmalige oefening behandelen ontdekken bij audit dat ze een verklaring uit 2026 en een verpakkingsspec uit 2027 hebben, wat een probleem is.
Tekenen zonder de bewijsketen
De DoC zegt "deze verpakking voldoet." Als uw testrapporten, leverancierscertificaten en methodiekdocumentatie niet binnen 30 minuten op te halen zijn, stelt de DoC de ondertekenaar bloot aan persoonlijke aansprakelijkheid in plaats van bescherming. PPWR-DoC's worden niet door stagiairs ondertekend.
Generieke DoC's die niet aan specifieke items binden
"Onze verpakking voldoet aan PPWR" is geen DoC. De verklaring moet verwijzen naar een specifiek verpakkingstype, op identifier, met voldoende beschrijving om de juridische verklaring aan precies dat ding te binden. Generieke verklaringen zijn niets waard in audit.
Verkeerde ondertekenaar
De ondertekenaar moet bevoegd zijn om namens de juridische entiteit te tekenen die de verpakking op de markt brengt. Voor een Nederlandse B.V. betekent dit doorgaans een directeur of naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger. Marketingleads hebben geen tekenbevoegdheid. Compliance officers meestal wel, maar verifieer tegen de statuten van de entiteit.
Hoe DoC's op schaal werken
Voor een kleine producent met 10 verpakkingstypes is het genereren van DoC's een beheersbare jaarlijkse taak. Voor een producent met 800 verpakkingstypes over 5 markten is handmatig DoC-genereren het soort project dat een persoon twee maanden per jaar opslokt en nog steeds items mist.
Dit is waarom gestructureerde verpakkingsdata ertoe doet. Een DoC is, mechanisch, een rendering van het onderliggende verpakkingsrecord. Als het record gestructureerd is, wordt de DoC automatisch gegenereerd, ondertekend door de juiste persoon en gebonden aan een versiebeheerde snapshot van de data. Als het record in een spreadsheet staat, is de DoC een Word-template die iemand opnieuw intypt.
PackR8 genereert DoC's in PPWR Bijlage VIII-formaat uit verpakkingsrecords, met digitale handtekening-workflow en gekoppelde bewijskluis. Zie hoe het werkt.
De pre-2026 checklist voor producenten
- Bepaal de scope van uw verpakkingen. Elk type, elke variant, elke markt. Stel het universum van items vast dat DoC's nodig heeft.
- Bouw de bewijs-backbone. Materiaalsamenstellings-data, leverancierscertificaten, testrapporten. Zit het in e-mail, verplaats het.
- Beslis uw ondertekeningsprotocol. Wie tekent. Onder welke bevoegdheid. Welke goedkeuringen moeten aan ondertekening voorafgaan.
- Kies uw generatiemethode. Word-template + handmatig, of platform-gegenereerd. De keuze bepaalt hoe de deadline van augustus 2026 eruit ziet voor uw team.
- Test met één verpakkingstype. End to end. Van record naar DoC naar ondertekend PDF naar gearchiveerde bewijsketen. Doe dit begin 2026 zodat uw operationele kinken zijn uitgewerkt voordat de deadline ertoe doet.
De producenten waarmee wij werken die de DoC in 2025 als een echt engineering-probleem behandelden, hebben een rustig 2026 voor zich. Degenen die het als documentatiekwestie behandelden, een stressvol.